El nuevo Hospital de Alcañiz, en la provincia de Teruel, ha implantado un sistema de almacén inteligente basado en la metodología Kanban para digitalizar los pedidos de material sanitario, asegurar la disponibilidad de productos y ajustar la reposición al consumo real. Según ha informado el Gobierno de Aragón, la herramienta permite detectar de forma inmediata las necesidades de cada almacén sin recurrir a recuentos manuales y reduce el almacenamiento innecesario.
La implantación se ha extendido de forma transversal a todo el centro, incluidas las unidades de hospitalización, urgencias, quirófanos, consultas externas, servicios diagnósticos, servicios centrales, almacenes generales y áreas de apoyo asistencial. También se ha aplicado en los tres hospitales de día: Oncohematológico, Quirúrgico, y Polivalente y del Paciente Crónico Complejo.
Digitalización de pedidos y reposición de material
El proyecto ha sido desarrollado por la dirección de Enfermería del hospital, junto con la enfermera supervisora de Recursos Materiales. La gestión ordinaria corresponde a las supervisoras de las distintas áreas, en coordinación con las Técnicos en Cuidados Auxiliares de Enfermería (TCAE).
El sistema funciona mediante buzones electrónicos en los que se introducen las tarjetas identificativas de cada producto. Una vez leídas, el pedido se genera automáticamente, sin trámites adicionales. Este procedimiento sustituye al modelo anterior del antiguo hospital, donde cada semana era necesario realizar pedidos manuales e introducir la referencia de cada producto.
La ampliación del sistema ha supuesto pasar de tres almacenes Kanban en el antiguo centro, situados en quirófanos, urgencias y una planta de hospitalización, a 23 almacenes equipados con otros tantos buzones electrónicos. Para su funcionamiento se han adquirido estanterías y cajones específicos.
En cada almacén, un mismo producto se ubica en dos cajetines, cada uno con su tarjeta de identificación. Cuando se vacía el primero, las supervisoras llevan la tarjeta al buzón electrónico, que activa de manera automática el pedido correspondiente.
Cambio de modelo en la logística hospitalaria
La extensión del sistema a todo el hospital responde a un cambio de modelo en la logística hospitalaria, al pasar de una gestión basada en la acumulación de existencias a otra dinámica, automatizada y orientada a la eficiencia.
El nuevo modelo ha requerido el diseño y la organización de espacios, además de la compra del equipamiento necesario. El sistema permite optimizar la gestión de almacenes y suministros sanitarios en las unidades asistenciales y en las áreas de apoyo, con mejoras en la disponibilidad de materiales y en la calidad de la atención.
La apertura del nuevo Hospital de Alcañiz ha facilitado la revisión de los sistemas logísticos y de gestión de materiales del sector sanitario. Entre los efectos previstos figuran la mejora de la gestión logística, la reducción del volumen de stock almacenado, la prevención de roturas de stock, la optimización de los espacios, el aumento de la trazabilidad y la disponibilidad de datos reales de consumo para la toma de decisiones.
La dirección de Enfermería también vincula el sistema Kanban con una mayor sostenibilidad económica y medioambiental. El modelo reduce el tiempo dedicado por los profesionales a tareas de aprovisionamiento, favorece un consumo más ajustado de recursos y contribuye a disminuir residuos sanitarios y emisiones de CO2. Y los pacientes se beneficiarán de una mayor trazabilidad y control en los procedimientos y tratamientos.
Además, el Hospital de Alcañiz ha aplicado la innovación en la gestión de productos en otras áreas, como Farmacia, donde dispone de un sistema automático de dispensación de medicamentos implantado en todas las unidades de hospitalización, urgencias y quirófanos.