IFMA España ha presentado la guía ‘Cómo contratar servicios IT aplicados al FM’, un documento elaborado por su Comisión de Tecnología para orientar la contratación de servicios de tecnologías de la información aplicados al Facility Management en edificios, instalaciones y espacios de trabajo.
La publicación reúne criterios para evaluar soluciones y proveedores en cinco ámbitos: hardware, software, gestión del cambio, ciberseguridad e inteligencia artificial. El documento se dirige a profesionales de Facility Management, compras e IT, y plantea analizar no solo el precio y las prestaciones, sino también la integración, el mantenimiento, la seguridad y las necesidades de las personas usuarias.
Criterios de contratación tecnológica en edificios
La guía se presentó en la Casa de la Llum de Simon, en Barcelona. Alfonso Díaz del Río, presidente de IFMA España, abrió el acto y destacó el papel de la transformación digital, la convergencia entre software y hardware, la inteligencia artificial, la ciberseguridad, la automatización, la eficiencia energética, la sostenibilidad, la gestión del cambio y los nuevos modelos de workplace en la evolución del facility manager.
Ángela García Juste, sponsor de la Comisión de Tecnología, presentó la publicación y subrayó que la contratación de tecnología para Facility Management no se limita a una compra de IT, sino que afecta a procesos, personas y cultura organizativa. El acto incluyó una mesa redonda moderada por García Juste con Carmen Velasco, de Columat; Juan Ignacio Herrero, de Ricoh; George Darlington, de UBS; y Cristina Lerma, de Ricoh, que participó en sustitución de Glòria Ausió.
IA, hardware y software aplicados al FM
George Darlington, Senior Facilities & Business Improvement Manager de UBS, firma los capítulos dedicados a inteligencia artificial y ciberseguridad. En el apartado sobre IA, la guía diferencia entre inteligencia artificial predictiva, generativa y agéntica, y aborda su uso en mantenimiento, energía, espacios y seguimiento de compromisos de servicio. También recomienda contratar capacidades reales, formar a los equipos, exigir datos de calidad, mantener supervisión humana y definir criterios para medir resultados.
El documento plantea que las actuaciones de la IA puedan conocerse, auditarse y revertirse, y que el contrato prevalezca sobre los mecanismos automatizados. Estas salvaguardas se extienden a la integración con blockchain, contratos inteligentes y contratos ricardianos para controlar acuerdos de nivel de servicio e indicadores.
El capítulo de hardware, elaborado por Carmen Velasco, Growth & Marketing Leader de Columat, sitúa la infraestructura física dentro de un ecosistema ciberfísico en el que las señales de sensores y dispositivos deben conectarse, procesarse e interpretarse. La guía propone redes ciberseguras, equipos vinculados a objetivos medibles, API abiertas y documentadas, interoperabilidad y propiedad de los datos por parte del cliente.
En el bloque de software, Juan Ignacio Herrero, ingeniero de Telecomunicaciones de Ricoh España y Portugal, aborda la coordinación de salas, puestos, sensores, sistemas audiovisuales y plataformas para responder a la ocupación y a las necesidades de los usuarios. Entre las recomendaciones figuran plataformas con herramientas visuales de bajo código y agentes de IA capaces de facilitar automatizaciones y funcionalidades mediante lenguaje natural.
Gestión del cambio y ciberseguridad
Glòria Ausió, directora de Recursos Humanos de Ricoh España y Portugal, firma el capítulo sobre gestión del cambio. El texto vincula la evolución hacia modelos híbridos con una nueva relación entre los empleados y el espacio de trabajo, y propone medir la transformación digital por su capacidad para mejorar la experiencia de las personas. Para facilitar la adopción, recomienda coordinar Facility Management, IT, Recursos Humanos y dirección.
En materia de ciberseguridad, la guía plantea incorporar requisitos desde el diseño o la renovación de los pliegos. Entre ellos incluye separación de redes, inventario de dispositivos, control del acceso remoto, gestión de vulnerabilidades y respuesta a incidentes. También recomienda documentar la configuración, prever mantenimiento y auditorías, y mantener supervisión activa con personal especializado y formación continuada.
IFMA España es el capítulo español de la International Facility Management Association y se creó en enero de 2011. La entidad, presidida por Alfonso Díaz del Río, promueve el conocimiento del Facility Management, una función organizativa que, según la ISO 41011:2017, integra personas, espacios de trabajo y procesos en el entorno del inmueble para mejorar la calidad de vida y la productividad. Sus líneas estratégicas se centran en eventos profesionales, intercambio de conocimiento e investigación mediante comisiones especializadas.